Chào các bạn !

Hôm nay mình sẽ chia sẻ cách quản lý tiền cho 1 nhóm bạn bằng Google form và Google drive.

Đầu tiên bạn cần tạo form để điền các thông tin liên quan đến quản lý chi tiêu, ví dụ như thông tin liên quan đến Người đã trả tiền, Tổng số tiền, Món đồ đã mua, Hình hóa đơn, etc.

Vậy, chức năng của Google form sẽ là nơi bạn tự tạo những hạng mục thông tin mà bạn cho là cần thiết đối với bạn/ nhóm bạn của bạn để mọi người cùng điền vào sau khi đã tiêu tiền.

Thao tác trên Google Form:

Bước 1: Bạn vào : https://docs.google.com/forms/u/0/

Bước 2: Nhấn vào Blank để tạo form

blank

Bước 3: Tạo những hạng mục thông tin của bạn

Bạn click vào thanh bên phải như hình, nó sẽ sổ ra nhiều dạng form, bạn có thể chỉnh dạng như điền thông tin ngắn, dạng lựa chọn, hoặc dạng check list,…

Trong phần đầu tiên, mình sẽ tạo mục “Người trả tiền” , và chọn dạng nhiều lựa chọn (Mutiple choice)

Picture1

Picture2

Hình dưới là mình xong phần đầu tiên. Kế đến để tạo phần thứ 2, thứ 3, thứ 4 thì bạn nhấn vào dấu [ + ] bên tay phải nhé !

Picture3

Tiếp theo mình sẽ tạo thêm 1 phần để upload hình hóa đơn bằng cách chọn mục File upload (hình dưới) và tiếp tục chọn Continue nhé :

Picture4

Picture-extra8

Như vậy là xong phần tạo form. Mình chỉ lưu ý 1 chỗ là khi bạn tạo xong phần Hình hóa đơn, nó sẽ hiện ra 1 số thông tin như hình dưới, bạn không cần quan tâm nhe, nó ko ảnh hưởng nhiều đến form của bạn đâu. Còn nếu bạn muốn tìm hiểu thêm thì đọc phần chữ màu hồng dưới đây:

Allow only specific file types: Giới hạn định dạng file bạn muốn upload (docx, pdf, jpg, png, vân vân)

Maximum number of files: Số lượng file được phép upload 1 lần

Maximum file sizes: Giới hạn độ “nặng” của file í mà

Picture5

Hình dưới nữa là Form đã hoàn thành:

done form

Bước 4: Gửi form cho bạn cùng nhà nèo :3

Bạn bấm vào chữ Send góc phải trên cùng màn hình nhe:

Picture6

Sau đó bạn làm link ngắn lại (hình dưới), rồi gửi link này đến những người bạn cùng nhà của bạn. Nói bạn của bạn hãy save link trong note điện thoại, hoặc trên thanh bookmarks của desktop, cứ mỗi lần cần điền thông tin chi tiêu thì chỉ việc mở lên thôi.

Picture7

  

Dưới đây là ví dụ khi mình sử dụng form này trên điện thoại nha:

Đầu tiên mình mở link (khi bạn vào lần đầu nó sẽ yêu cầu bạn đăng nhập google, cứ việc đăng nhập nhe)

IMG_5438

Sau đó mình điền thông tin:

IMG_5440

Tiếp theo mình tải hình hóa đơn lên form:

Nhấn vào Add file => Chọn Select files from your computer

IMG_5441

Sau đó, chọn Take photo or video

IMG_5442

Cuối cùng, chụp hình hóa đơn và chọn Use photo. Sau đó chọn Upload là xong.

IMG_5443

Sau tất cả :v mình nhấn Submit và như vậy thông tin của mình vừa điền sẽ được lưu lại.

  

Đợi đã !

Rồi muốn xem thông tin đã điền, thì xem ở đâu ? :v

Hi hi, do đó sau khi dùng Google form rồi, mình sẽ đến Google drive để xem thông tin mà đã điền được lưu lại như thế nào nha !

Thao tác trên Google Drive:

Bước 1: Bạn mở Google Drive bằng cách nhấn vào mục Response trên Google Form (bạn chỉ thấy mục này khi bạn đang đăng nhập để chỉnh sửa Google form thôi nha)

done form

Bước 2: Nhấn vào biểu tượng màu xanh (hình dưới) => Chọn Create a new spreadsheet => Chọn Create

excel 1

Bạn sẽ được dẫn đến 1 excel trên drive, và những thông tin chi tiêu bạn điền sẽ được save ở đó. Hình dưới là dữ liệu chi tiêu thực tế của mình. Link màu xanh xanh bên phải chính là hình hóa đơn mình đã upload lên. Timestamp góc trái là cập nhật auto của Google Form, nhờ đó bạn sẽ biết được bạn tiêu tiền khi nào.

Picture8

Để cùng quản lý với bạn bè, bạn hãy nhấn vào Share (góc phải trên cùng), gõ địa chỉ email của bạn bạn, như vậy tất cả các bạn đều quản lý được Google Drive

Bước 3: Tính tiền :v

Thường thì mình dùng hàm SUM để tính tổng tiền đã chi tiêu. Nếu bạn nào không biết cách dùng hàm SUM thì cứ nói mình nha, mình sẽ hướng dẫn, mail mình là tangocbich1028@gmail.com

Để chia tiền xem ai đã chi bao nhiêu thì bạn hãy dùng tính năng Filterhàm Subtotal:

Ví dụ, mình muốn xem mình (Bích) chi bao nhiêu tiền, thì mình chọn cột Payer, chọn hình phễu => Chọn Create new filter view.

Picture9

Sau đó mình sẽ bỏ tick tên Chau, giữ tick tên mình lại, như vậy những hạng mục nào do mình trả tiền sẽ được gom lại như hình dưới. Cuối cùng mình dùng hàm Subtotal để tính tổng tiền mình chi ở cột Amount of money. Bạn lưu ý là khi dùng hàm Subtotal cần thêm số 109 nhé, ví dụ =Subtotal(109, C4:C23).

Nếu bạn muốn biết rõ hơn về hàm Subtotal và tính năng Filter thì cứ liên lạc mình qua mail tangocbich1028@gmail.com nha.

Picture10

Như vậy là xong rồi, bạn nhớ lưu lại bảng Excel này trên bookmark bar của desktop để mở cho nhanh nhe.

Trên phiên bản điện thoại, bạn tải Google Drive app về máy thì cũng sẽ theo dõi được luôn. Hình dưới là drive trên điện thoại mình:

IMG_5450 IMG_5451 IMG_5452

  

Dưới đây là những ưu điểm và khuyết điểm mà mình tổng hợp được trong quá trình sử dụng, bạn xem qua để cân nhắc xem nó có phải đã là tối ưu nhất cho bạn chưa nha :”>

Ưu điểm:

Free nha =))

Format do bạn tự tạo, nên chắc chắn đáp ứng được tất cả các danh mục mà bạn muốn.

Việc điền thông tin rất nhanh, dễ sử dụng, dễ hiểu luôn.

Nhiều người quản lý cùng 1 lúc không là vấn đề gì

Bạn thực hiện thao tác được cả trên máy tính và điện thoại.

Form tự cập nhật thời gian, bạn ko phải lo rằng mình đã tiêu khoản này hồi nào.

Vì kết quả chi tiêu nằm trong excel, nên bạn tha hồ tính tiền 😀

Nhược điểm:

Cần wifi :v

Bạn phải đăng nhập gmail để sử dụng

Để sử dụng trên điện thoại, bạn phải download app Google drive về máy.

Nếu bạn không rành excel thì cũng hơi khó nhỉ ?

….

Còn gì nữa không ?

  

Cám ơn các bạn đã theo dõi bài viết của mình, nếu có bất kỳ thắc mắc nào thì hãy liên lạc với mình qua địa chỉ email tangocbich1028@gmail.com nha.